GUÍA TÉCNICA PARA AGENCIAS • FABRICACIÓN BTL CONFIABLE
5 Preguntas técnicas para tu proveedor de fabricación productos para agencias BTL
Al preguntar y evaluar respuestas ayuda a seleccionar un proveedor de fabricación productos para agencias BTL confiable.
Como Director de Cuenta, Project Manager o Creativo en una agencia, sabés que elegir un
proveedor de fabricación productos para agencias BTL confiable puede definir el éxito o el fracaso de una activación.
Ayudamos con algunas preguntas técnicas específicas durante la selección del proveedor
1 Control de calidad en series cortas
Por qué esta pregunta es crítica: En fabricación BTL, trabajas con series de 100, 500 o 1000 unidades. No es producción masiva. Muchos proveedores aplican controles de calidad diseñados para altas producciones o recurrentes. En la fabricaion de algo novedoso se requieren puntos de control diseñados por que son procesos unicos.
- Lo que NO quieres escuchar: “Hacemos control de calidad estándar” o “Revisamos muestra aleatoria”.
- Lo que SÍ quieres escuchar: “Proponemos los siguientes puntos de control y validacion”.
Desarrollar un sistema de control por hitos, que se diseña junto con el producto y es pensado para cada caso en particular.
2Qué pasa si hay un defecto o retraso?
CUIDADO ante la promesa de perfección; preferible son soluciones ante imperfecciones.
Ejemplos:
| Escenario Crítico | No conveniente | Conveniente |
|---|---|---|
| Defecto encontrado a 48h del evento | “Lo revisamos y vemos qué hacemos” | “Analicemos todas las alternativas posibles juntos , en que punto nos encontamos” |
| Retraso de material de proveedor. | “Estamos esperando, no depende de nosotros” | “Tenemos otros proveedores a los cuales vamos a acudir y si no tienen revisemos el proceso” |
| Falto la aplicacion de personalización (logo, texto) | “Habría que rehacer, todo, lo aprobaron asi” | “Desarrollemos un proceso extra que lo pueda contemplar, aunque se haya validado asi la muestra” |
Es determinante en donde depositar la energia si en la busqueda de responsables ante un fallo o en la busqueda de una posible solucion.
3 Flexibilidad en cambios de diseño
En BTL, los cambios son inevitables. El cliente pide ajustar el color, agregar un logo de último momento, cambiar un texto. Un proveedor rígido puede arruinar la relación agencia-cliente.
- Pregunta clave: “¿Cuál es el punto de no retorno para cambios en diseño y cuáles son los costos asociados?”
- Respuesta verde: “Te damos una matriz clara: cambios hasta X fecha sin costo, entre X e Y con costo Z, después de Y implica reprogramación”.
- Respuesta roja: “Una vez aprobado, no se puede cambiar” o “Cada cambio se cotiza aparte” (sin estructura clara).
4 Diseño de entrega
Los proyectos BTL pueden necesitar 1000 unidades de golpe. 100 para el evento de lanzamiento, 300 para las sucursales, 200 para el sales team. Un proveedor que solo entrega “todo o nada” no aporvecha esa elasticidad.
- Pregunta técnica: “¿Cómo manejan el almacenamiento entre entregas parciales?”
- Lo ideal: Almacenamiento incluido un tiempo determinado, con opción a extensión.
- Señal de alerta: “Aquí no tenemos espacio” o “Te lo tenemos que enviar todo”.
Una buen solución es diseñar tambien la entrega y en el caso deproyectos largos hacer acuerdos con almacenes logísticos.
5 Comunicación Proactiva
El silencio es el peor enemigo en un proyecto BTL. Necesitas saber qué está pasando sin tener que preguntar constantemente.
- ¿Qué pedir? Un plan de comunicación con: puntos de contacto únicos, frecuencia de updates (semanal/bi-semanal), formato (email + llamada breve), y alertas automáticas ante desvíos.
- Señal roja: “Nos comunicamos si hay novedades” o “Puede llamar a Juan, que es el que sabe”.
- Señal verde: “establecer referentes de comunicacion fijosr, con update pautados y control + aprobacion de avances”.
La comunicacion fluida ayuda a achicar los margenes de error durante una produccion incluso pueden generar mejoras imprevistas al producto fruto de que ambas partes estan al tanto del que y como en cada momento.
Checklist para tu próxima reunión con un proveedor
- ✅ Pregunté por control de calidad específico para series cortas
- ✅ Solicité el plan de contingencia documentado por escrito
- ✅ Clarifiqué los límites y costos de cambios en diseño
- ✅ Confirmé posibilidad de entrega fraccionada
- ✅ Establecí el plan de comunicación y frecuencia de updates
- ✅ Aclaré responsabilidades en logística y envíos
Preguntas Frecuentes sobre Proveedores de Fabricación BTL
Cuál es el lead time mínimo realista para un objeto promocional simple?
Respuesta realista: Un objeto simple (ej: caja plegada personalizada) requiere mínimo 21 días hábiles si: 1) Diseño aprobado, 2) Muestras de material disponibles, 3) Sin procesos especiales (termograbado, UV, etc.).
Los costos de matriz o herramental están incluidos en la cotización?
Debe estar especificado: Una cotización separa: 1) Costo de desarrollo/herramental (una vez, amortizable en volumen), 2) Costo unitario de producción.
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Manejan envíos para campañas regionales?
Capacidad vs. experiencia: Cualquier proveedor puede “mandar”. Lo importante es: 1) Experiencia en gestion específicos del rubro (objetos promocionales tienen categoría específica), 2) entregar al cliente el control del Tracking punto a punto,
Cómo manejan proyectos con múltiples SKUs o variantes?
Metodología específica: Un proyecto con 5 variantes de color no es 5 proyectos separados. Pregunta por: 1) Muestras maestras (aprobas una, valen todas), 2) Producción agrupada
Estamos a disposicion si nos quieren evaluar como proveedor
En A1Pack ofrecemos evacuar las dudas que tengas ante el proyecto que quieras llevar adelante